Telepieza´s Weblog

En estos cursos de contabilidad, voy a explicar con video tutoriales todos los procesos de la gestión administrativa con ejemplos reales y a su vez complejos de introducir en el ERP de Openbravo.

Por ejemplo, realizamos una entrada de una factura de fecha 01/02/09 de un acreedor de la compañía del Agua de 63,21 €, dicha factura tiene una parte de Base Imponible de 31,51 € con un iva al 7% de 2,21 € y otra parte es exenta de iva de 29,49 € por ser impuestos sobre el tratamiento del agua (TMTR).

————————————————-     ——– DEBE ———-    ——— HABER ———–

• Compañía del Agua                                                                  63,21 €  a Cta :  41000
• Servicios del Ciclo del Agua         31,51  € a Cta : 62800
• Iva al 7% del Servicio de Agua        2,21 € a Cta : 47200
• TMTR (Impuestos Agua)                29,49 € a Cta : 63100

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………….. Total Factura / Asiento                        63,21 €                              63,21 €

El Vídeo Tutorial comprende los siguientes pasos :

1. Crear el Proveedor (Aguas de BCN) asociando la cuenta 41000.
2. Comprobar si los periodos Contables están abiertos
3. Comprobar y dar de Alta las combinaciones contables 62800 y 63100
4. Crear el Impuesto 7% del Iva y el tipo Exento
5. Dar de Alta los productos Suministro y Atributo asociando las combinaciones contables.
6. Entrada de la Factura Proveedor.
7. Listado del Diario o Apunte Contable de la Factura.

1.- Crear el Proveedor (Aguas de BCN) asociando la cuenta 41000.

En el vídeo al crear el proveedor Aguas de Barcelona en el Maestro de Terceros, antes hemos tenido que crear nuestro Banco con la cuenta contable y Días de Pago (Ver Sección de Maestros), Al picar la pestaña de Contabilidad de Proveedores y buscar la cuenta 41000, nos damos cuenta que no existe en combinación de cuentas. Nos vamos por la opción de menú a combinaciones de cuenta y creamos la 41000 y por último volvemos al proveedor y le colocamos la combinación de cuentas 41000.

2.- Periodos Contables.

Para activar la contabilidad en Openbravo es necesario crear todos los periodos contables de un ejercicio y abrir cada periodo del Mes. En el Vídeo se crea el año 2009 y sus 12 periodos de forma automática, después cambiamos la descripción de Enero y Febrero y por último los abrimos.

3.- Comprobar Combinaciones Contables 62800 y 63100

Al incorporar todas las cuentas contables en Openbravo cuando se crea por primera vez la Entidad (Empresa), no se dan de alta todas las Combinaciones Contables, pero si casi todas las cuentas. En el vídeo vemos como comprueba si existen las combinaciones de cuentas 62800 y 63100 y al no existir las crea en el maestro de Combinaciones Contables.

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Vamos a empezar la segunda parte teórica del curso de Gestión de Cobros y Pagos, pero antes tengo que indicar que estoy sorprendido de la cantidad de personas y muchas de ellas con alto nivel de conocimientos de OB que están leyendo mis escritos, es algo que me está dejando perplejo.

Tengo que recordar a todos que estos cursos se realizan porque  vosotros me estáis ayudando, y si por algún motivo cometo algún error en el ERP de OB, espero que con vuestra ayuda (Comentarios) pueda subsanar dichos errores, y de esa forma podamos enseñar a toda la gente que nos sigue en Internet.

En la primera lección de la Gestión de Cobros y Pagos me he centrado en las Cuentas Corrientes y ahora voy a explicar los diferentes modos y formas de cobro/pago que existen en el mundo empresarial.

NOTA DE ESPINAS : Siempre que indique la palabra PAGO, también será para la palabra COBRO, cuando escriba Forma de Pago o Modo de Pago, se tiene que asociar tanto a Clientes como a Proveedores, Acreedores y Bancos, de esa forma me evito de escribir siempre Forma de Cobro/Pago y Modo de Cobro/Pago.

Muchas personas confunden entre Forma de Pago y Modo de Pago, para aclarar mejor los conceptos.  La Forma de Pago es el tipo de Papel (Cheque, Dinero, Pagaré, Remesas, Transferencia …) y el Modo de Pago son sus condiciones a nivel de días o meses (Fecha Vencimiento) para pagar o cobrar el importe aplazado de 1 a  n veces.

El Modo de Pago en el ERP de Openbravo lo llaman Condiciones de Pago.

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 Siempre en las primeras lecciones de Tesoreria (Cobros y Pagos), lo más importante son los primeros conocimientos  sobre la matería y después aplicamos dichos conocimientos al mundo del ERP de Openbravo. Estás lecciones son dificiles de explicar por tener cantidad de variantes y actores a la hora de formular las diferentes formas y modos de Cobro y Pago de los Terceros (Clientes, Proveedores, Bancos, Acreedores, Empleados).

Lo primero que voy a explicar son las Cuentas Corrientes por entender que es la piedra filosofal de la gestión de Cobros y Pagos de una Compañia.

Las Cuentas Corrientes

Un contrato de Cuenta Corriente es un acuerdo mercantil entre dos partes (Entes Juridicos o Fiscales) con relaciones comerciales frecuentes, por el que ambas partes se comprometen a ir anotando el importe de las operaciones que hagan entre ellas para liquidarlas todas juntas en la fecha según vencimiento de las facturas realizadas a crédito.

Los Actores que una empresa utiliza para las cuentas corrientes son los Terceros de Bancos, Clientes , Proveedores, Acreedores y Trabajadores. Los Terceros pueden ser Empresas o Personas. 

En la primera lección como filosofía, nos centraremos en las Cuentas Corrientes de Clientes y Proveedores, pero no está mal explicar un poco antes los dos tipos de cuentas corrientes de los bancos, uno es de depósito y otro el de crédito.

 Una cuenta corriente de depósito es un contrato bancario por el que el titular puede ingresar fondos en una cuenta de un banco, o retirarlos total o parcialmente sin previo aviso.

 En la cuenta corriente de crédito es el banco quien concede al cliente (acreditado) la posibilidad de obtener financiación hasta una cuantía establecida de antemano (límite del crédito). Muchos de vosotros os sonará la palabra “POLIZA DE CRËDITO” a las Empresas.

 El motivo que las compañias tengan una poliza de crédito abierta en los bancos es fundamental, siempre puede exitir una necesidad de dinero que no tenemos en ese momento y los bancos nos pueden dejar dicho dinero en metálico para cubrir dicha necesidad con unos intereses pactados de antemano.

 La crisis actual es en gran medida,  porque los bancos no tienen dinero y están obligando a las empresas a cubrir las pólizas de crédito (Ponerlas a 0) y una vez cubiertas por las empresas (Los bancos tienen dinero), lo que hacen es denegar nuevas pólizas a dichas empresas (Cierran las líneas de crédito).

  Si el banco no concede nuevas pólizas de crédito a las empresas que se han descapitalizado por poner a cero las polizas vencidas (Las polizas de crédito tienen una fecha de vencimiento), dichas empresas tarde o temprano no podrá hacer frente a sus pagos del mes (Nóminas, Alquileres, Compras, Leasing, Rentings, Gastos fijos y variables).  Por ese motivo las empresas están cerrando por falta de dinero o Cash para hacer frente a sus compromisos de Pago (Cuentas Corrientes).

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Los Esquemas Contables de Openbravo tienen la misión de gestionar según parametrización la Contabilidad General en :

• 1.- Tipo de Contabilidad (PCGA)
• 1.- Tipo de Moneda
• 1.- Elemento Separador para los Elementos de las Cuentas
• 1.- Elementos de las cuentas y sus Contrapartidas
• 2.- Activas/Desactivas las Diferentes Tablas a Contabilidad
• 3.- Datos y Cuentas Necesarias para la Contabilidad General
• 4.- Valores o Elementos de Cuentas por defecto en (Terceros, Productos, Almacén, Proyectos y Bancos)

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Un Esquema Contable es la combinación de un Estándar Contable Nacional o PCGA, un Método de Costeo y una Moneda. La contabilidad de Openbravo es Multi Esquema Contable, puede gestionar libros para reports de finanzas y tener resumenes para tomar decisiones. Gestiona la reconversión de moneda de forma automática, transformación y consolidación de subsidiarias extranjeras y separa la gestión y los listados o reportes legales.

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Cuando entramos en la opción de menú Gestión Funanciera –> Configuración –> Esquemas Contables nos sale el programa de Esquemas Contables con las siguientes Pestañas (Ver imagen Arriba)

1. Elementos de la Cuenta
2. Tablas a Contabilizar
3. Contabilidad General
4. Valores por Defecto

1.- Elementos de la Cuenta

Al crear nuestra Empresa en Openbravo y cargar el fichero .csv de Contabilidad general, nos crea un Esquema Contable con todos los datos por defecto de nuestra Contabilidad General.

Eso significa que la primera pestaña de Elementos de la Cuenta están bien introducidos y no hace falta su modificación, pero es aconsejable desactivar algunos campos por su exceso de cuentas de contrapartidas introducidas en los Elementos de la Cuenta.

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En la pestaña de Elementos de la Cuenta se parametrizan por número se secuencia, la cantidad de campos que tendrá el Elemento de Elemento de Cuentas.
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 Nuestras lecciones van a ir encaminadas a explicar cómo se introduce un producto en Openbravo, pero lo primero que necesitamos aprender es introducir los (Proveedores y/o Fabricantes y/o Acreedores) y demás empresas que nos distribuyen la mercancía para poderla vender a nuestros Clientes.

 La secuencia de introducir un proveedor es la misma que la de un Cliente, explicada en los manuales de Telepieza.

1. Creamos el Tercero picando la pestaña de Tercero
2. Añadimos las Direcciones al Tercero Creado
3. Picamos la pestaña de Persona de Contacto para crear e identificar a las personas que nuestra empresa con los Dpto. del Proveedor (Compras, Gerencia, Garantía, Logística).
4. Una vez creado el Tercero picamos la pestaña de Proveedor/Acreedor.

1.- Consideraciones al Crear el Tercero para un Proveedor

Identificador : Recordar en colocar una secuencia diferente a la del Cliente en el campo  Identificador cuando se introducen proveedores. En el manual hemos hablado de la importancia del campo Identificador, por ejemplo, para los proveedores podéis poner la secuencia de PRV-00001 a PRV-99999, o ACR-00001 a ACR-99999, o PRV00001 a PRV99999.  El motivo de buscar secuencias diferentes entre Proveedores, Clientes y Comercial es por las consultas de filas (Relación), de esa forma vemos a todos nuestros proveedores juntos y bien clasificados sin que ningún otro tercero que no sea proveedor esté entre dicha relación.

 La empresa modelo o prueba Big Bazaar que viene configurada en la instalación de OpenBravo. De ella también cogeré información para enseñarla y explicarla en el manual. En la imagen de Abajo vemos como los Acreedores del modelo Big Bazaar clasifican a sus Proveedores (CREDITOR) con el identificador CR.

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 Si es un Proveedor de Importación, marcar el campo de Exento de Impuestos. Si los proveedores están dentro de la Unión Europea el pago del  dichos impuestos se realiza mediante el INTRASTAT y si no son de la Unión Europea va por el D.U.A.

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Muchas veces explicar por escrito y comprender procesos de arranque e instalación del ERP Openbravo en nuestro ordenador es difícil, tanto por la parte del lector como del que escribe los artículos.

Para solucionar el problema, Espinas realizará una serie de Vídeo – Tutoriales explicando los post escritos en el Blog en cada lote final de las diferentes lecciones escritas en Telepieza.

El video tutorial son de los post de dar de alta un Cliente en el ERP Openbravo (Parte 1 a 6)  y explicamos los siguientes pasos.

• Desde el Menú ir a Terceros
• Dar de Alta a un Tercero
• Dar de Alta las Direcciones de (Envío, Facturación, Cobro y Pago)
• Dar de Alta una Persona de Contacto (Gerente)
• Dar de Alta un Cliente asociando el tercero creado anteriormente.

Las características del video tutorial son:

• Realizado en Fash versión 7, Color a 16 Bit, Ratio 1.
• Resolucion 800×600, Calidad imagen al 50%.
• No tiene sonido por entender que la explicación del Post es suficiente.
• Tiene mandos de control, Seguir, Para y Avanzar.
• Son unos 4 minutos de Vídeo Tutorial con un peso de 1.3Mb comprimidos.

Para ver el Video Tutorial picar en :

NOTA DE TELEPIEZA

Aún nos faltan explicar muchas cosas del maestro de Clientes, por ejemplo la tabla de descuentos, los rappels y las ofertas, pero creo necesario dejar por ahora todas esas explicaciones y nos iremos al mundo del mantenimiento de productos. De esa forma personalmente descanso un poco del Maestro de Clientes por llevar un montón de post dedicado a ello.

Saludos de Telepieza