Vamos a empezar a explicar todo lo relacionado con el funcionamiento y arranque de Openbravo, la versión para realizar las  pruebas es  R2.35MP5.

 Cuando uno descarga el programa y crea su Entidad (Empresa), leer los anteriores post que explican muy bien la instalación y creación de una Entidad. A partir de ese momento queremos probar el producto, antes de configurar la herramienta Openbravo y ver si el producto abarca todas las posibilidades de nuestra compañia.

 Para saber si el producto cumple con todas nuestras expectativas , simplemente creando un Cliente, Proveedor y algunos artículos ya sabremos las posibilidades y deficiencias del producto en sí.

 Vamos a explicar cómo se introduce un Cliente con todas sus posibilidades, para ello utilizaré todos mis conocimientos y herramientas informáticas (Imágenes, Post, Link y  Software) para poder llegar a todo el mundo sin excepción.


  Les recuerdo la existencia de un manual realizado por Openbravo denominado la GUIA DE USUARIO DE OPENBRAVO , es fundamental tener a mano dicho documento para poder seguir leyendo nuestros manuales.  Personalmente me apoyaré en dicho documento dando la referencia y el nº de página donde explica dicha función.

 También existe en la página de Openbravo un apartado llamado Wiki, en dicha opción tenemos mucha información y apoyo técnico, su dirección es : http://wiki.openbravo.com


  EMPIEZA EL MANUAL DEL ERP OPENBRAVO (Dar de Alta un Cliente)

op_macte01.gif   Para dar de alta un Cliente en el ERP de Openbravo, me he apoyado en la herramienta freemind, para poder esquematizar todos los elementos necesarios a la hora de crear un Tercero/Cliente.

 El ERP tiene el concepto de Tercero, puede ser una persona física o jurídica y a la vez dicha persona también puede ser un Cliente y/o Proveedor y/o Representante y/o Trabajador y/o Acreedor y/o Banco y/o Usuarios del Sistema. Según lo expuesto, para poder dar de alta un Cliente, anteriormente tenemos que crear un Tercero y después le indicaremos que dicho Tercero se comporte cómo un Cliente en la Aplicación del ERP.

 Con un ejemplo podemos entender muy bien el concepto de Terceros. Imaginar que Telepieza se dedica a vender Ordenadores y tenemos a un trabajador llamado Espinas trabajando en el Almacén. El trabajador Espinas lo daremos de alta en el ERP como un Tercero, introduciendo sus datos (Nombre, Dirección …..) y a su vez le decimos que es un trabajador.

  El Sr. Espinas le interesa mucho un ordenador expuesto en Telepieza y nos pide que se lo vendamos. En ese momento juega un papel importante el concepto de Tercero, no hace falta volver a introducir todos sus datos en el sistema del Sr. Espinas, porque ya han sido introducidos anteriormente por ser trabajador de Telepieza. Seleccionamos en el Sistema al Sr.  Espinas y le indicamos que también es un Cliente y nos pedirá solamente la información necesaria para poder realizar el pedido y la venta del ordenador deseado por el trabajador.




 En muchas empresas con otros sistemas ERP diferentes a Openbravo, se duplican los datos informáticos en tantos maestros como conceptos diferentes tenemos y son : clientes, proveedores, trabajadores, acreedores y bancos.

 Con el concepto de Tercero las duplicaciones de datos desaparecen, pero a su vez la complejidad al introducir una persona física (Usuario o Autónomo) o una persona jurídica (Empresas), se complica un montón si no tenemos las ideas claras desde el principio.

 En el mundo del ERP, los diseñadores y técnicos siempre luchan por el dato único, por ejemplo, entraremos una sola dirección comercial en el sistema,  aunque la tengan muchos clientes y proveedores diferentes, su información se entrará y guardará en la base de datos de forma única, de ese modo no existen duplicidades en los sistemas informáticos.

 Ganamos fiabilidad , rapidez y acortamos el trabajo administrativo de nuestro personal, al gestionar nuestra información sobre el concepto de dato único o Terceros en la parte de Maestros del ERP de OpenBravo.

 Para poder dar de alta un Tercero y a su vez indicar que es un Cliente, se puede introducir de dos formas diferentes.

op_macte03.gif   El primer modo, es ir directamente al menú de Gestión de Maestros y después picar Terceros, en el lado derecho de la pantalla nos saldrá la información a introducir campo a campo. En aquellos campos que se requiera un dato introducido en una tabla (En la imagen con nº 3), podemos picar en el texto de dicho campo para poder ir a la tabla a introducir su valor y posteriormente seguir con el campo siguiente.  Si realizamos las entradas de todos nuestros clientes de está forma, nos cansaremos por lo lento que supone la entrada de los registros de las tablas y a su vez de todos nuestros Clientes.




 El segundo modo, es introducir primero todos los datos en las tablas (Configuración de Terceros), de las opciones de menú y después todos nuestros Clientes.

op_macte02.gif

1.- Grupo de Tercero (Clasificar a nuestros clientes por grupos tanto a nivel comercial como contable)

2.- Calendario de Facturación (Nuestro Calendario de facturación)

3.- Tratamiento (Es de buena educación incluir el tratamiento delante del nombre, ejemplo Sr. Espinas)

4.- Condiciones de Pago (Las diferentes condiciones de pago y cobro de nuestros clientes y proveedores)

 Siempre intentar de utilizar el segundo modelo, y sólo utilizaremos el primer modo cuando sea necesario. El primer modo se utilizará cuando al dar de alta un Tercero y al seleccionar un valor de la tabla no es encontrada, iremos a dicha tabla a introducir su valor, para después ser seleccionado en el campo de la tabla del Tercero,  de esa forma no perderemos todos los datos grabados hasta ese momento en el maestro de terceros.

 Hemos estado hablando de tablas, pero ¿Para qué sirven las tablas? . Las tablas sirven para introducir y agrupar conceptos y valores que son utilizados con mucha frecuencia en todos los registros del ERP y a su vez los valores pueden ser modificados con frecuencia.

 Con un Ejemplo lo vamos a comprender. El ERP tiene la tabla de Impuestos, en dicha tabla se han introducido una serie de registros que contienen los valores actuales del IVA o IGIC. A cada registro de iva se le ha colocado un identificador.

  • Identificador : 01 : Texto : Iva al 16% Valor : 16%
  • Identificador : 02 : Texto : Iva al  7%  Valor : 7%
  • Identificador : 03 : Texto : Iva al 4%   Valor : 4%

 Cuando grabamos los productos en el ERP, nos pide el impuesto de IVA, nosotros introducimos el identificador 01 por ser el 16%, que a su vez tiene relacionado un texto y un valor. Los valores de los impuestos son cambiantes según leyes del gobierno, imaginaros que el Ministerio de Hacienda sube el IVA para el año próximo al 18%.

  Con sólo cambiar el valor en la tabla del impuestos del 16% al 18%, se cambian de forma automática en todos los productos con el identificador 01. Si no existiese las tablas, tendríamos que ir a cada uno de los productos y cambiar del 16% al 18%, si son pocos productos  no hay problema, pero imaginaros tener unos 5.000 productos diferentes y cambiar uno a uno el valor 16% a 18%.




 Otra función que realizan las tablas es la de agrupar diferentes registros de (Clientes, Productos, Terceros, etc ..) con un mismo identificador. Con dicho Identificador podemos posteriormente clasificar, buscar, ordenar o seleccionar dichos registros para su posterior tratamiento. Un ejemplo de dicha función pueden ser las 4 tablas anteriormente explicadas en el ERP. (Grupo de Terceros, Calendario, Tratamiento y Condiciones de Pago).

Fin de la 1ª parte de cómo dar de alta un Cliente en el ERP OpenBravo.

Nota de Telepieza :

 En la guía de Usuario de Openbravo, a partir de la página 74 explica toda la gestión de terceros , es fundamental leer dichas páginas para seguir con nuestro manual.




Necesito el calor humano de todos vosotros, a nivel de comentarios y ayuda individual, puede que cometa errones o no incida en algunos conceptos de las materias a explicar en el manual de Openbravo, para eso estáis vosotros para ayudarme y darme aliento en todo este mundo del ERP.

Un Saludo de Telepieza.

  1. Muchas gracias. en la Universidad me pidieron implementar un ERP y no encontraba por donde empezar, gracias a u manual ya llevo un buen norte. ;).

    al final te comento que nota obtuve, saludos desde México

  2. he leido todos los articulos escritos por Espinas sobre este software, me gustaria instalarlo de donde lo puedo descargar.

    Gracias

  3. hola q tal espinas… muy buena tu pagina… pregunta…

    sabes como hacer para que el Identificador de Terceros se genere automaticamente… porque empece a trabajar con Openbravo reemplazando a un amigo en una empresa… y me dijeron q antes el codigo se ponia solo.. se generaba automaticamente…esto es cierto??? puedo remediar el problema por llamarlo de alguna forma

    muchas gracias y saludos

  4. Gracias ya lo había leido, y esta es la parte que no me ‘cuadra’

    “Elija una de las opciones para permitir al Usuario entrar al nivel de seguridad deseado.
    Normalmente “Todos”. Esto significa que a todos los recursos del Módulo tendra acceso, pero si
    usted desea darle acceso solo a una ventana de la módulo seleccione Ventana y luego indiquele
    cual ventana es la que tiene acceso.” cómo le indico la ventana a la cual debe tener acceso?… gracias de todos modos avanzaré sin crear los roles de la forma que deseo hasta q publiques tu post a ver si encontraste una manera de hacerlo…
    saludos..

  5. Hola…tengo un ligero problemita con OB.
    Estoy tratando de crear roles, pero no puedo darle permisos, es decir no encuentro una manera fácil de hacerlo.
    Yo creo mi rol, de manera manual (con el check) le doy acceso a organizaciones y todo todo lo necesario, pero al darle permisos se me hace dificl porque con el botón ‘grant access’ puedo darle acceso a lo modulos q deseo, pero mi problema es q no quiero q tenga acceso a todo el módulo solo a algunas ventanas y procesos….en la ventana que se despliega al presionar grant access, le doy por ejm al modulo de datos maestros pero para mi rol de ventas solo quiero darle acceso a la configuración de terceros (clientes) pero solo em deja seleccionar Módulo y ventanas pero no qué ventanas deseo…ahora pensé que al ir a l apestaña windows access me deajaría desactivar las ventanas que no quería que se les permitiera el acceso pero los registros no son editables…
    asi que la unica manera que veo que podria hacerlo es darle acceso ventana por ventana…procesos por proceso….en las pestañas de windows access etc. pero son 194 ventanas y ademas la descripcion de ellas solo puedo verlas con el rol de system adm …no sé que hacer la verdad lo veo muy complicado quisiera saber si exise otra forma de hacerlo… te doy la sgracias de antemano.

    saludos desde Perú.

  6. Espinas, te expreso mi agradecimiento por tus explicaciones, he leido la primera y es genial. Las seguiré al pie de la letra. espero que seamos muchos los que las lean porque el tema merece mucho la pena. Tengo instalado el OB pero ando un poco verde en el funcionamiento pero si neceitais de mi apoyo aqui lo teneis. UN abrazo y mi admiración por tus conocimientos que tratas de compartir, eso te hace mas grande.

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