La secuencia de introducir un proveedor es la misma que la de un Cliente, explicada en los manuales de Telepieza.
- Creamos el Tercero picando la pestaña de Tercero
- Añadimos las Direcciones al Tercero Creado
- Picamos la pestaña de Persona de Contacto para crear e identificar a las personas que nuestra empresa con los Dpto. del Proveedor (Compras, Gerencia, Garantía, Logística).
- Una vez creado el Tercero picamos la pestaña de Proveedor/Acreedor.
1.- Consideraciones al Crear el Tercero para un Proveedor
Identificador : Recordar en colocar una secuencia diferente a la del Cliente en el campo Identificador cuando se introducen proveedores. En el manual hemos hablado de la importancia del campo Identificador, por ejemplo, para los proveedores podéis poner la secuencia de PRV-00001 a PRV-99999, o ACR-00001 a ACR-99999, o PRV00001 a PRV99999. El motivo de buscar secuencias diferentes entre Proveedores, Clientes y Comercial es por las consultas de filas (Relación), de esa forma vemos a todos nuestros proveedores juntos y bien clasificados sin que ningún otro tercero que no sea proveedor esté entre dicha relación.
La empresa modelo o prueba Big Bazaar que viene configurada en la instalación de OpenBravo. De ella también cogeré información para enseñarla y explicarla en el manual. En la imagen de Abajo vemos como los Acreedores del modelo Big Bazaar clasifican a sus Proveedores (CREDITOR) con el identificador CR.
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Si es un Proveedor de Importación, marcar el campo de Exento de Impuestos. Si los proveedores están dentro de la Unión Europea el pago del dichos impuestos se realiza mediante el INTRASTAT y si no son de la Unión Europea va por el D.U.A.
En el campo de Grupos de Terceros : Tenéis que añadir en la tabla grupos de terceros relacionados al mundo del Proveedor, por ejemplo : Constructores, Fabricantes, Proveedores, Acreedores. Dicho tabla tiene asociado los esquemas y combinaciones contables.
En el campo de Nombre Comercial : Colocar todo el nombre del Proveedor sin abreviar, es un campo de búsqueda e indexado por el ERP y siempre buscaremos por dicho nombre en los demás procesos o programas.
2.- Añadimos las Direcciones al Tercero Creado
Una vez creado el Tercero, nos vamos a la pestaña de Direcciones, damos de alta las direcciones del proveedor, teléfonos, fax y colocamos un visto a las direcciones de : Dir. factura, Dir. Cobro Proveedor y Dir. Fiscal).
3.- Añadimos las Personas de Contacto al Tercero Creado
Es aconsejable introducir todas las Personas de Contacto de cada Departamento que tenemos con nuestro Proveedor, el motivo es la continua relación existente entre ellos y nuestra compañía. Recordar que les compramos productos a nuestros proveedores y muchas veces pueden surgir los siguientes problemas :
- No llega la mercancía y tenemos que contactar con el responsable del Dpto. de Logística
- La factura tiene los datos mal de mi compañía y necesitamos contactar con el Dpto de Admin.
- Los pedidos no son confirmados y necesitamos hablar con el responsable del Dpto. de Compra.
- Tenemos devoluciones de material y queremos hablar con el responsable Dpto de Garantías.
No me extiendo más en los apartados de Terceros, Direcciones y Personas de Contacto, porque se explica muy bien dichas pestañas en nuestro manual, en las entradas de «Cómo crear un cliente en el ERP Openbravo (parte 1 a 6)».
Una vez creado el tercero, sus direcciones y la Persona de Contacto, nos toca lo más difícil y es picar la pestaña de Proveedor/Acreedor. Para explicar dicha pantalla he numerado todos los campos del 1 al 8 y los iremos viendo uno por uno.
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Vamos a explicar cada uno de los campos del Maestro de Proveedores
1.- Organización
El Erp es Multi-Empresa y Multi-Organización, si introducimos un Asterisco (*), significa que dicho proveedor pertenece a todas las Organizaciones. Podemos asignar a un proveedor una organización en concreto, dicho criterio puede tener sentido cuando dicho proveedor es muy local y sólo suministra a dicha delegación, por ejemplo : Mantenimiento de los Ordenadores de la delegación, Utensilios de Oficina, Empresa de Limpieza de las Oficinas, etc …..
2.- Identificador
Es un campo sólo de salida y viene precedido por el alta que hemos dado en el maestro de Terceros.
3.- Proveedor
Activar el campo de Proveedor con un visto, es obvio pero no está de más que lo resalte.
4.- Tarifa
Tenemos que crear una tarifa de compra, para ello picar en el texto de color azul Tarifa de Compra e ir a la tabla de Tarifas.
Dejamos muy claro en el nombre de la Tarifa es de Compra.
He marcado el campo donde no tenemos que colocar el visto.
DEJAR EN BLANCO EL CAMPO DE Tarifas de Venta.
Si ESTÁ EN BLANCO LE INDICAMOS QUE ES DE COMPRA.
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5.- Forma y Condiciones de Pago
Las formas de Pago ya están predefinidas en la Empresa SYSTEM, y por ser una tabla global nos salen todas las formas de Pago/Cobro existentes en el mercado.
En dicha tabla podéis colocar los días del 1º, 2º y 3º vencimiento de Pago y en el maestro de proveedores también están esos días. Os puedo dar un consejo a nivel personal, para las condiciones de Proveedor al poner nosotros las condiciones de pago, es aconsejable introducirlas en la tabla y no en el maestro de proveedores.
6.- Nº Cuenta Proveedor
7.- 1º, 2º y 3º día Vto
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Si nuestra empresa tiene días de pago a proveedores , se pueden introducir en está pantalla o en la de Condiciones de Pago. Si por casualidad están introducidos los días en los dos programas, el que prima primero es el maestro de Proveedores. Pero eso puede generar una duda razonable cuando uno consulta la forma de pago en la tabla de las Condiciones de Pago y no se da cuenta en los días de pago del maestro de Proveedores.
8.- Contabilidad Proveedores
Se introduce una combinación de cuentas contables relacionadas con el Proveedor. Prefiero explicar dicho punto en otra lección, ya de paso explico un poco de contabilidad y nos vamos metiendo poco a poco en el mundo financiero.
9.- Categoría Impuestos de Terceros
La tabla de categoría de impuestos agrupa tasas de impuesto similares. Una tasa de impuesto obligada pertenece a una categoría del impuesto, y está opcionalmente bajo una categoría de impuesto de tercero. Los impuestos normalmente van asociados a los productos y no al Proveedor.
NOTA DE TELEPIEZA :
En algunos campos me he atrevido a recomendar cual es su configuración e introducción de datos, soy consciente que muchas empresas (Fondo de Comercio), son totalmente diferentes a mi forma de ver el mundo empresarial y puede existir dudas razonables en dichos comentarios.
Una vez terminado de introducir todos los datos, picamos el icono del DISKETTE GRANDE para grabar los datos. -CHICOS HABÉIS CONSEGUIDO CREAR VUESTRO PRIMER PROVEEDOR –
Un Saludo de Telepieza.
