Cómo dar de alta un Producto tipo Item en el ERP de Openbravo (5a Parte)

En la quinta lección de (Cómo dar de alta un Producto tipo Item), vamos a explicar y detallar el punto 7 del  vídeo tutorial :

• 7.- Crear el Producto tipo Item con Identificador 10025015 con nombre (Pastilla de Frenos de un Seat Ibiza).

 La pantalla del mantenimiento de productos, tiene un montón de campos y explicaré en está lección los numerados del 1 al 4 , en las siguientes lecciones iré detallando el resto de campos de la pantalla de productos.

7.- Crear el Producto tipo Item

1.- Identificador

 Dicha codificación tiene mucho sentido cuando picamos el icono de Relaciones y nos salen todos los registros clasificados por el identificador.

  En la imagen de abajo tenemos un ejemplo de la empresa Big Bazaar, se puede comprobar el orden y coherencia de los productos cuando son clasificados por el identificador al picar el icono Relaciones.

……………………………………………………..

 Según mi experiencia a nivel empresarial, el código del identificador es la esencia y alma del producto, simplemente con verlo nos tiene que decir el producto que es. El código tiene que ser único, sencillo y fácil de recordar por el personal de TeleMarketing o Dpto. de Compra para ser introducido en el sistema, sin buscarlo por nombre o identificador por perder tiempo en dichos procesos.

 Si introducimos productos que son comprados a proveedores y sólo lo suministra un único proveedor,  el código a introducir, es el del proveedor más la marca del producto al inicio del código. El motivo de colocar la marca al principio del identificador,  es porque muchos proveedores utilizan la misma numeración en sus referencias, y nosotros podríamos tener duplicidad de las mismas en nuestro ERP cuando son introducido todos los códigos.

 La codificación de la referencias es aconsejable que sean números y no más de 10 dígitos de longitud, y sobre todo nada de puntos, guiones y barras, ese tipo de caracteres relentizan la introducción de los identificadores en el sistema por parte de los operadores de TeleMarketing o personal del Dpto. de compras.

 De todo lo expuesto en la codificación de productos, existen excepciones en algunos ramos como las tiendas, economatos o supermercados que sus codificaciones son los 13 dígitos del código de barras o EAN/13.

 Con un ejemplo lo podemos entender : Imaginaros que una empresa se dedica a comprar y vender recambios del automóvil de las marcas SEAT, BMW, AUDI y RENAULT . Lo primero a realizar es darle números a las marcas. A SEAT es la 100,BWM es la 110, AUDI es la 115 y RENAULT es la 120. El siguiente paso es comprar los recambios a los fabricantes de automovil, por ejemplo a VALEO y LUK.  Cuando compramos embragues a VALEO de las marca SEAT ,los códigos del fabricante empiezan desde la 012000 a la 019999. Nosotros daremos de alta dichas  referencias con el identificador  : 100012000 a 100019999.

 Cómo vemos es muy intuitivo y fácil de recordar por todos los trabajadores de la compañía y lo más importante de todo, se crea de está forma unas reglas de actuación para dar de alta productos en el ERP  para los trabajadores que mantienen el sistema.

NOTA :  Uno de los problemas más graves de las compañías en la actualidad, es en la cantidad de errores que se comenten en la codificación del identificador y a su vez en la duplicidad del mismo producto con diferentes identificadores.

 Existen muchas empresas y sectores  que sus identificadores son INTELIGENTES, tanto los Proveedores como los Clientes conocen sus códigos y sólo con ver el número saben exactamente el producto que es en realidad, un ejemplo de ello a nivel electrónico son la codificación de las resistencias.

2.- Nombre

 Me dirás para que sirve todo eso de colocar códigos y textos de la marca en el ERP, el motivo es muy sencillo, de esa forma todo el personal de la compañía, cuando ve una referencia es capaz de asociar el código inicial del identificador con el nombre de la marca. Gracias a estos dos elementos, minimizaremos al máximo los errores de introducción y alta de productos nuevos o automáticos en el ERP de OB.

En el campo de Descripción el mismo texto que hemos colocado en el campo del nombre de producto.

3.- UPC/EAN

  European Article Number es un sistema de códigos de barras adoptado por más de 100 países y cerca de un millón de empresas (2003). En el año 2005, la asociación EAN se ha fusionado con la UCC (Uniform Code Council) para formar una nueva y única organización mundial identificada como GS1, con sede en Bélgica.

El código EAN más usual es EAN13 y el que nos interesa para identificar los productos en OB, constituido por 13 dígitos y con una estructura dividida en cuatro partes:

• Los dos primeros dígitos del código de barras EAN identifican el país que otorgó el código, no el país de origen del producto.
• El 1º grupo formado por los siguientes 5 dígitos : Es el número de empresa  que identifica al propietario de la marca.
• El 2º grupo formado por los siguientes 5 dígitos : Es el código de producto de forma secuencial. Completa los 12 primeros dígitos.
• El último dígito es el dígito de control o verificación de los otros 12 dígitos.

 Para comprobar el dígito de control (por ejemplo, inmediatamente después de leer un código de barras mediante un escáner o lápiz óptico), numeramos los dígitos de derecha a izquierda. A continuación se suman los dígitos de las posiciones impares, el resultado se multiplica por 3, y se le suman los dígitos de las posiciones pares. Se busca decena inmediatamente superior y se le resta el resultado obtenido. El resultado final es el dígito de control. Si el resultado es múltiplo de 10 el dígito de control será 0.

• Por ejemplo, para 123456789041 el dígito de control será:
• Numeramos de izquierda a derecha
• Suma de los números en los lugares impares: 2+4+6+8+0+1 = 21
• Multiplicado × 3: 21 × 3 = 63
• Suma de los números en los lugares pares: 1+3+5+7+9+4 = 29
• Suma total: 63 + 29 = 92
• Decena inmediatamente superior = 100
• Dígito de control: 100 – 92 = 8
• El código quedará así: 1234567890418.

NOTA : En muchos sectores es imprescindible introducir el código EAN en la Base de Datos, muchos almacenes tienen  radio frecuencia para poder gestionar los productos en sus almacenes.

4.- Terceros (Proveedor)

  En el campo de tercero seleccionaremos al proveedor si el producto es comprado a un sólo fabricante y no es necesario el reaprovisionamiento del producto de forma automática.

  Si el producto lo compramos a más de un proveedor con diferentes condiciones o a un proveedor pero con necesidad de reaprovisionar de forma automática, dicho campo lo dejamos en blanco, y picamos la pestaña de compras para poder introducir todos los proveedores junto con sus condiciones de compra del producto.

  Si el producto lo fabricamos,  no hace falta introducir el campo de proveedor, lo podemos dejar en blanco.

NOTA : El ERP de OB los productos pueden ser Multi-Proveedor,  eso es muy buena señal …………

CONCLUSIONES :

• El código del identificador es la esencia y alma del producto, simplemente con verlo nos tiene que decir el producto que es.
• En la medida de lo posible el código del identificar que sea numérico y sin puntos, guiones, barras o blancos en su codificación.
• Si es un producto comprado a un único proveedor el identificador sera el código de la marca del proveedor más el código del proveedor.
• Si es un producto comprado a muchos proveedores, el identificador sera el código de nuestra marca más el código del proveedor que le compramos más o tenga más gama de productos que los otros proveedores.
• El nombre del producto tiene que ser claro y conciso para todo el mundo (Proveedores, Empleados y Clientes) y si es posible añadir el nombre de la marca en el nombre del producto.
• Todos los productos en la actualidad tienen el código EAN 13, le tienes que pedir dicho código al proveedor para añadirlos a tu Base de Datos del OB.
• El campo de Terceros de la pantalla de producto es un poco ambiguo de introducir, recuerda que tienes la pestaña de compra para poder introducir todos los campos y datos de compra que no están en la pantalla inicial del producto.

NOTA DE TELEPIEZA :

 Lo explicado en dicha lección por Espinas es la experiencia acumulada de muchos años de instalación de varios  ERP’s en cientos de empresas por toda España.

 Espinas en sus lecciones explica una filosofía de trabajo, pero no es la única, de muchos años y el ERP de Openbravo es el medio de comunicación hacia vosotros en el Blog de Telepieza.

Saludos de Telepieza