Ya estamos en la 3ª parte y aún no hemos dado de alta ningún cliente. Por ese motivo de aquí no pasa y vamos a crear nuestro primer Cliente.
Nos vamos al menú y seleccionamos Gestión de Datos de Terceros (Nº 1) y después picamos Terceros. Si a la derecha aparece una Relación de terceros, picar el lápiz (Nº 2). Si existen datos en la pantalla picamos el icono de dar de alta registros (Nº 3).
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El primer Cliente de ejemplo a introducir sus datos son:
- Nombre : Recambios Gomez
- NIF : A123510184
- Actividad : Mayorista
- Nº Referencia del Cliente como proveedor : 148904
- Idioma : Español
- Organización : En toda la entidad de la Compañia.
Consideraciones a tener en cuenta cuando se dan de alta el primer cliente y es:
1.- Se entiende como organización a Delegaciones, Sucursales, Departamentos y Divisiones. Si dicho Cliente pertenece a toda la organización (Colocar un *). Por el contrario si el cliente pertenece a una organización en concreto, tenemos que seleccionar la organización deseada. Si no hemos creado dicha organización picar encima del texto de color azul organización y nos irá a la tabla de organizaciones para poder introducir la organización que nos falta en la tabla.
2.- El identificador es un código alfanumérico para poder dar de alta nuestros Terceros. Les aconsejo que dichos códigos tengan una coherencia a la hora de ser introducidos al sistema. El maestro de Terceros soporta Clientes, Proveedores, Usuarios, Empleados y Bancos. Es aconsejable que cada grupo tenga un mismo código de agrupación y después el nº del Tercero. Un ejemplo es : Para Clientes CTE-00001 a CTE-999999, Proveedores y Acreedores : PRV-00001 a PRV-99999, Bancos BAN-00001 a BAN-99999, Empleados EMP-00001 a EMP-99999.
Dicha codificación tiene mucho sentido cuando picamos el icono de Relaciones y nos salen todos los registros clasificados por el identificador.
La empresa modelo o prueba Big Bazaar que viene configurada en la instalación de OpenBravo. De ella también cogeré información para enseñarla y explicarla en el manual. En la imagen de Abajo vemos como los Clientes del modelo Big Bazaar clasifican a sus Clientes (CUSTOMER) con el identificador CUS.
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3.- En nombre comercial, es un campo con el fondo amarillo, eso significa el poder buscar a dicho cliente por el nombre introducido en dicho campo. Colocar siempre el nombre completo del cliente a la hora de introducir sus datos en el sistema.
Si el cliente se llama Recambios Ruiz, no tiene sentido colocar los nombres abreviados como :R. Ruiz, Rec. Ruiz , etc .Es un fallo común de muchas empresas de abreviar dichos nombres. En el ERP Openbravo no tiene sentido realizar dicha operación. SIEMPRE TENEMOS QUE COLOCAR EL NOMBRE ENTERO DEL CLIENTE EN DICHO CAMPO.
4.- Los grupos de Terceros sirve para agrupar nuestros (Clientes, Proveedores, Acreedores, Usuarios, Bancos y Empleados) en grupos bien definidos. Telepieza ha introducido toda la tabla de grupos de terceros para que vosotros tengaís una ídea de dicha agrupación. Todas las tablas tienen un campo que indica por defecto. Es aconsejable que sólo un registro de dicha tabla tenga el campo de por defecto. En mí ejemplo el campo que siempre saldrá por defecto es «Mayorista».
5.- El idioma es una tabla del sistema de la empresa SYSTEM, son tablas que repercuten a todas las empresas. Si dicho campo no está introducido el ERP no da error. Pero si queréis un truco para que salga siempre el mismo idioma. Picar en el texto de color azul de Idioma. Irá a la tabla de idiomas de la empresa SYSTEM. Buscar el Idioma Spanish (España) y activar el campo de por defecto. Si el ERP nos da un error por temas de permiso podéis cambiar de usuario y seleccionar la empresa SYSTEM y realizar dicho cambio.
Una vez terminado de introducir nuestros datos, picamos el icono del disquete grande (Indica Guardar) y nos vamos a la pestaña de Direcciones para poder introducir los datos de dirección envío, facturación y dirección de pago y cobro.
Es obligatorio entrar las direcciones del Cliente, sino el ERP no dejará realizar ninguna gestión , por ejemplo los pedidos por no tener las direcciones introducidas en la aplicación.
Nuestro Cliente tiene una sola dirección para el envío de mercancía, facturación y dirección de pago y cobro.
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1.- Para poder introducir los datos de la dirección, picamos el icono (Distrito Postal) y nos aparece una pantalla emergente para poder introducir todos los datos (Calle, Población, D.P y Provincia).
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Pero se puede complicar mucho el tema de las direcciones , si un cliente tiene diferentes direcciones, una de envío de mercadería, otra de gestión de cobro y por último la de facturación. Todas ellas se pueden introducir una a una en la pantalla de direcciones, sólo tenéis que tener cuidado en activar los campos que indican cual dirección estas entrando en el tercero.
Recordar de ir picando el icono del disquete grande para ir grabando los registros entrados
La siguiente pestaña a picar y no es obligatoria pero sí aconsejable es la pestaña de Personas de contacto.
Es aconsejable de introducir los datos de las personas de contacto para podernos dirigir a dicha compañía. El concepto de ERP es no depender de nadie para poder encontrar la información deseada con tan sólo un click de ratón. Pero si no está introducido los datos será imposible localizar dicha información y puede que se pierda por no ser grabada en el sistema.
Cómo hemos visto sólo hemos picado la pestaña de Terceros, direcciones y Persona de contacto para poder dar de alta a un tercero. Ahora le indicamos al ERP que la empresa Recambios Gomez es un cliente y eso será en el próximo post.
NOTA DE TELEPIEZA :
A nivel de ejercicio es recomendable crear varias direcciones (Cobro, Envío, Facturación) de un tercero y varias Personas de Contacto para un mismo Tercero.
Un Saludo de Telepieza
